Convocation d'AG de copropriété : guide 2026
Délai de 21 jours, ordre du jour, pièces obligatoires et envoi : checklist 2026 pour préparer une convocation d'AG de copropriété conforme.
En bref
La convocation d'une assemblée générale de copropriété doit être notifiée à chaque copropriétaire au moins 21 jours calendaires avant la réunion, sauf urgence ou délai plus long prévu par le règlement. Elle indique lieu, date, heure, modalités de consultation des justificatifs et ordre du jour détaillé ; formulaire de vote par correspondance et documents nécessaires aux décisions sont joints. Chaque résolution doit porter sur un objet précis. Une question absente de l'ordre du jour peut être discutée, mais pas valablement votée.
Alexandre Michallat
Fondateur de Tenilar
Convocation détermine ce que l'assemblée pourra décider. Délai mal calculé, résolution vague ou devis absent peut fragiliser décision plusieurs mois après réunion. Bon dossier se construit donc à rebours depuis date d'AG : collecte demandes, rédaction résolutions, contrôle pièces, notification, puis suivi votes.
Qui convoque assemblée générale ?
En fonctionnement normal, syndic convoque tous copropriétaires. AG annuelle intervient au moins une fois par an. Conseil syndical ou copropriétaires représentant seuil prévu par réglementation peuvent demander convocation. En cas d'empêchement ou d'inaction du syndic, procédures permettent au président du conseil syndical, puis selon situation à un copropriétaire ou mandataire désigné, de provoquer réunion.
Convocation doit viser tous propriétaires connus à adresse de notification déclarée. Oublier un seul copropriétaire expose décisions à contestation. Indivision, démembrement, vente récente ou changement d'adresse nécessitent contrôle préalable de liste des destinataires.
Délai de 21 jours : règle et calcul
Article 9 du décret du 17 mars 1967 impose, sauf urgence, notification au moins 21 jours avant réunion. Règlement de copropriété peut prévoir délai plus long. Ce délai est calendaire, mais point de départ varie :
- lettre recommandée papier : lendemain de première présentation au destinataire ;
- lettre recommandée électronique : lendemain de l'envoi de l'avis électronique par prestataire ;
- remise contre récépissé ou émargement : date de remise.
Pour éviter calcul au plus juste, viser notification environ un mois avant réunion. Urgence permet délai plus court seulement lorsque décision immédiate protège conservation matérielle ou sécurité de l'immeuble. Mention "urgent" ne suffit pas : circonstances doivent pouvoir être démontrées.
Source : article 9 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967.
Mentions obligatoires de la convocation
- lieu, date et heure de réunion ;
- ordre du jour précisant chaque question soumise à délibération ;
- lieu, jours et heures de consultation des pièces justificatives des charges ;
- modalités de participation à distance lorsqu'elles sont proposées ;
- formulaire réglementaire de vote par correspondance ;
- documents nécessaires à validité des décisions et information des copropriétaires.
Lieu respecte règlement de copropriété et règles applicables. Identité du syndicat, coordonnées du syndic et destinataire doivent rester sans ambiguïté. Pour AG hybride ou à distance, instructions techniques doivent permettre connexion et identification effectives. Consultez guide de l'AG de copropriété en ligne.
Comment rédiger un ordre du jour valable ?
Ordre du jour est établi par syndic en concertation avec conseil syndical. Chaque question doit être précise, autonome et compréhensible avant réunion. Elle annonce décision attendue, pas simple thème de discussion.
| Formulation fragile | Formulation exploitable |
|---|---|
| Travaux toiture | Vote du devis X pour réfection de toiture, montant TTC, financement, clé et échéancier |
| Budget | Vote du budget prévisionnel de exercice N pour montant de X €, selon projet joint |
| Choix du syndic | Désignation du syndic X selon contrat et fiche d'information joints |
| Questions diverses | Discussion sans vote ; décisions sont inscrites comme résolutions séparées |
Une résolution = un objet. Texte indique montant, prestataire, durée, financement, répartition, échéancier et majorité lorsque ces éléments conditionnent décision. Le guide des majorités d'AG aide à choisir article 24, 25, 26 ou unanimité.
Quels documents joindre selon décisions ?
Article 11 du décret de 1967 distingue pièces nécessaires à validité de décision et pièces transmises pour information. Liste dépend ordre du jour. Tableau ci-dessous couvre cas les plus fréquents sans remplacer lecture du texte complet.
| Décision prévue | Documents à préparer |
|---|---|
| Approbation des comptes | État financier, compte de gestion, comparatif antérieur, annexes et état individuel de répartition |
| Vote du budget | Projet de budget, comparatif du dernier budget voté et annexes |
| Travaux ou contrat | Conditions essentielles, devis ou contrats, projet de résolution, financement et descriptif |
| Désignation du syndic | Projet de contrat type et fiche d'information standardisée |
| Modification du règlement ou de répartition | Projet d'acte ou de modification correspondant |
| Emprunt collectif | Caractéristiques du financement et documents prévus par réglementation |
Pour vote de budget prévisionnel de copropriété, montant seul dans résolution ne suffit pas : projet et comparatif doivent accompagner ordre du jour.
Formulaire de vote par correspondance
Formulaire réglementaire est joint à convocation. Il reprend résolutions et permet vote pour, contre ou abstention avant AG. Formulation doit donc rester intelligible sans explication orale. Si résolution est amendée pendant séance, traitement des votes par correspondance suit règles spécifiques ; syndic doit tracer version soumise et résultat.
Pouvoirs et participation à distance obéissent à règles distinctes. Liste de présence, mandats, votes correspondance et connexions doivent converger vers même base de calcul des voix.
Quels modes de notification utiliser ?
Service-Public indique que convocations sont adressées par voie électronique depuis avril 2024, avec droit pour copropriétaire de demander courrier postal. Modes permettant preuve sont lettre recommandée avec avis de réception, lettre recommandée électronique conforme, ou remise contre récépissé/émargement.
Email ordinaire ne remplace pas notification réglementée. Cabinet doit conserver preuve de dépôt, date de première présentation ou avis électronique, destinataire, contenu exact et pièces envoyées.
Rétroplanning recommandé
| Échéance cible | Action |
|---|---|
| J-60 à J-45 | Fixer date, contrôler mandats, collecter questions et devis |
| J-45 à J-35 | Réunir conseil syndical, arrêter comptes, budget et projets de résolution |
| J-35 à J-30 | Contrôler ordre du jour, majorités, pièces, destinataires et modes de notification |
| Environ J-30 | Notifier dossier complet avec marge sur délai légal |
| J-21 au jour J | Tenir justificatifs disponibles, recevoir votes et pouvoirs, préparer feuille de présence |
| Jour J | Contrôler participants, voix, bureau, votes et rédaction du PV |
Checklist avant notification
- Tous copropriétaires, mandataires communs et adresses vérifiés.
- Délai réglementaire recalculé selon chaque mode de notification.
- Ordre du jour concerté avec conseil syndical.
- Une résolution précise par décision.
- Majorité applicable vérifiée pour chaque vote.
- Montants, clés, financements et échéanciers cohérents.
- Devis, contrats, états financiers et projets joints quand requis.
- Formulaire de vote par correspondance joint.
- Consultation des justificatifs organisée et mentionnée.
- Copie exacte du pli et preuves de notification archivées.
Erreurs fréquentes et conséquences
- Délai trop court. AG peut être annulée à demande d'un copropriétaire.
- Copropriétaire oublié. Défaut de convocation fragilise décisions.
- Résolution vague. Copropriétaires ne savent pas précisément ce qu'ils autorisent.
- Document déterminant absent. Décision concernée peut être contestée.
- Vote sur question diverse. Discussion reste possible, décision non.
- Email simple. Preuve de notification et calcul du délai deviennent insuffisants.
Après convocation : préparer séance et procès-verbal
Dossier de convocation devient référentiel de séance. Résolutions affichées, votes correspondance, pouvoirs et résultats doivent reprendre même numérotation et même texte. Après AG, procès-verbal conserve résultat, opposants et défaillants selon règles applicables. Utilisez modèle de PV d'assemblée générale Tenilar pour préparer structure.
Module Assemblées Tenilar relie ordre du jour, pièces, convocations, voix, majorités et procès-verbal afin de réduire ressaisies. Validation juridique reste responsabilité du syndic.