Migrer de Matera vers Tenilar : le guide étape par étape (1 journée)

12 fois cette semaine. C'est le nombre de fois où on m'a demandé : "Comment je quitte Matera ?". Pas parce que Matera est un mauvais produit — c'est même un bon produit pour les bénévoles. Mais parce que les besoins évoluent. Voici comment migrer proprement, en une journée, sans rien perdre.

Pourquoi les gens partent de Matera (les vraies raisons)

Avant de parler migration, soyons honnêtes sur les motifs. Je vois 4 raisons qui reviennent constamment :

• L'agence professionnalise sa structure. Matera est conçu pour les bénévoles autogérés, pas pour des agences immobilières qui gèrent 10, 30 ou 100 copropriétés. Au-delà de 5 copros, l'interface devient pénible (il faut switcher d'une copro à l'autre, pas de vue consolidée).
• Le coût grimpe. Le tarif au lot devient prohibitif quand on a beaucoup de gros immeubles. 15 €/lot/mois × 80 lots = 1 200 €/mois. Avec un tarif par copropriété (Tenilar : 8 €/copro/mois × 10 copros = 80 €/mois), on parle d'un facteur 15.
• Le besoin d'IA contextuelle. Matera n'a pas (encore) d'IA générative pour les emails, les PV, la prédiction d'impayés. Quand vos concurrents l'ont, vous perdez en productivité.
• L'engagement. Le modèle Matera a évolué vers du paid, et certains clients se sont retrouvés avec des conditions de résiliation moins flexibles qu'au démarrage.

Ce qu'il faut récupérer (la vraie liste)

Avant de quitter Matera, vous devez exporter tout. Voilà la check-list :

1. Liste des copropriétés avec adresse, nombre de lots, règlement de copropriété.
2. Liste des lots avec numéro, surface, étage, type, tantièmes.
3. Liste des copropriétaires avec coordonnées, RIB, statuts, indivisions.
4. Comptabilité historique sur au moins 3 ans (obligation légale).
5. Documents archivés : PV d'AG, contrats, devis, photos, règlements.
6. Échéanciers en cours : appels de fonds émis, paiements partiels, plans de relance.
7. Soldes comptes copropriétaires à la date de bascule (très important pour ne pas perdre les impayés).
8. Procurations en cours et conseil syndical actuel.

Si vous ratez un de ces points, vous allez devoir "rétro-saisir" en panique chez le nouveau logiciel — ou pire, refaire des erreurs comptables. Prenez le temps de bien exporter.

Comment exporter depuis Matera

Matera ne propose pas (à ma connaissance) un bouton "tout exporter". Voici la procédure réelle :

1. Exports natifs disponibles

Dans Matera, vous pouvez exporter en CSV/Excel :

• Liste des lots et copropriétaires
• Tantièmes
• Soldes comptables
• Liste des appels de fonds

Allez dans chaque section concernée → bouton "Exporter" en haut à droite (ou icône CSV/téléchargement). Sauvegardez tout dans un dossier daté (ex: export-matera-2026-05-03/).

2. Export documents (un peu plus pénible)

Les documents (PV, contrats, devis) doivent être téléchargés un par un. Pour une copropriété active depuis 3 ans, comptez 30 à 60 minutes. C'est ennuyeux mais incontournable. Trick : ouvrez tous les documents en onglets, puis Cmd+S sur chacun. Plus rapide qu'avec la souris.

3. Demande d'export "RGPD" si Matera bloque

Si jamais Matera ne vous donne pas accès à un export complet de la comptabilité, vous pouvez faire une demande RGPD officielle (article 20 du RGPD : droit à la portabilité). Matera a 1 mois pour répondre. Mais en pratique, leurs exports natifs suffisent pour 95 % des cas.

Comment importer dans Tenilar

Tenilar a un import dédié pour les fichiers CSV/Excel exportés depuis Matera (et Vilogi, et autres). Voilà les étapes :

1. Inscription + création de la première copropriété

Inscrivez-vous sur l'essai gratuit (1 mois sans CB). Créez votre première copropriété en 30 secondes (nom, adresse, nombre de lots).

2. Import via l'assistant

Dans la copropriété créée, allez dans Paramètres → Import. L'assistant détecte automatiquement les colonnes des exports Matera et fait le mapping :

• Lots → le fichier "lots.csv" de Matera est importé tel quel.
• Copropriétaires → idem, avec auto-détection des colonnes (nom, email, RIB, tantièmes).
• Soldes comptables → import à la date de bascule, avec ventilation par compte.

3. Import des documents (drag-and-drop)

Glissez tous vos PV, contrats et devis dans la zone "Documents" de la copropriété. Tenilar utilise l'IA pour catégoriser automatiquement (PV d'AG, contrat assurance, devis travaux, etc.).

4. Vérification

Vérifiez 3 choses cruciales :

• Les tantièmes totaux font bien 10 000 (ou 1 000 selon votre RC).
• Les soldes copropriétaires matchent ce que vous aviez sur Matera (à 1 € près).
• Tous les appels de fonds en cours sont bien là, avec leur statut payé/impayé.

Si tout matche, vous êtes prêt. Notre équipe support vérifie aussi les imports avec vous gratuitement (plan Standard et Pro) — comptez un appel de 30 minutes pour valider.

Les 4 pièges à éviter

1. Migrer en pleine AG

Ne migrez jamais à 7 jours d'une AG. Vous risquez d'avoir un bug, un mapping incorrect, et l'AG vous tombe dessus alors que vous ne maîtrisez pas encore le nouveau outil. Faites la bascule au moins 3 semaines avant l'AG suivante.

2. Oublier de prévenir les copropriétaires

Le portail copropriétaire change. L'URL change. L'apparence change. Envoyez un email aux copropriétaires une semaine avant la bascule, avec le nouveau lien et un message rassurant : "Pour mieux vous servir, nous passons sur un nouvel outil. Voici votre nouvelle URL et votre mot de passe initial."

3. Couper l'ancien outil trop vite

Gardez Matera actif pendant 1 mois supplémentaire après la bascule. C'est votre filet de sécurité. Si vous découvrez un trou dans l'export, vous pouvez retourner sur Matera consulter (en lecture seule). Au bout d'un mois, vous résiliez.

4. Sous-estimer la formation

Tenilar est plus simple que Matera sur 90 % des usages, mais l'IA est plus puissante. Prenez 1 h pour regarder les tutos vidéo, surtout pour la messagerie IA et la génération de PV. Vous économiserez des dizaines d'heures par la suite.

Combien de temps ça prend (vraiment)

Pour une copropriété :

• Export Matera : 30 minutes
• Téléchargement des documents : 1 heure
• Import Tenilar : 15 minutes
• Vérification + ajustements : 30 minutes
• Email aux copropriétaires : 5 minutes

Total par copro : 2 h 20 minutes. Pour 5 copropriétés, comptez une journée entière. Pour 20 copropriétés, comptez 4-5 jours étalés sur 2 semaines (avec assistance migration incluse au plan Standard ou Pro).

Quand Tenilar vaut clairement le coup vs Matera

Soyons honnêtes : Matera reste pertinent si vous gérez une seule copropriété en bénévoleavec besoin d'accompagnement humain. Vous bénéficiez d'experts qui répondent à vos questions juridiques et de la communauté Matera.

Tenilar est plus pertinent si :

• Vous gérez plus de 3 copropriétés (la vue consolidée multi-copros change tout).
• Vous voulez l'IA pour les emails, PV, et prédictions d'impayés.
• Vous préférez un tarif par copro (8 €/copro/mois) plutôt qu'au lot (qui s'envole vite).
• Vous voulez tester sans engagement (1 mois sans CB).

En résumé

Migrer de Matera vers Tenilar est faisable en 1 journée pour une copro, 1 semaine pour un portefeuille moyen. Ce qui prend du temps n'est pas la technique, c'est la rigueur dans l'export. Prenez le temps de bien tout récupérer, vérifiez les soldes au cent près, et gardez Matera actif un mois en parallèle.

Si vous voulez tester le terrain avant de basculer, l'essai gratuit Tenilar (1 mois sans CB) vous permet d'importer une copropriété pour voir comment ça tourne. Et si la migration vous fait peur, on a une équipe qui accompagne gratuitement à partir du plan Standard — on ne vous laisse pas vous débrouiller seul. Pour comparer les deux outils en détail, jetez un œil au comparatif feature-by-feature.