Étapes
Ouvrir un nouvel appel
Ouvrez « Appels de fonds » et cliquez sur « Nouvel appel ». La page « Nouvel appel de fonds » s'affiche.
Choisir la copropriété et le type
Sélectionnez la copropriété, puis le « Type d'appel » : « Charges courantes (provisions) » ou « Fonds de travaux (art. 14-2-1) ».
Fixer la période et les échéances
Choisissez la « Périodicité » et la « Période », puis la « Date d'exigibilité » et la « Date limite de règlement ».
Ventiler le montant
Pour un appel de charges, cliquez sur « Ajouter une ligne » et indiquez la clé de répartition, le libellé et le montant de chaque ligne. Une ligne sans clé utilise la grille des charges générales. Pour le fonds de travaux, saisissez le montant de la cotisation.
Contrôler l'aperçu
Vérifiez l'« Aperçu de la répartition », qui détaille le montant dû par lot et par copropriétaire.
Créer l'appel et envoyer les avis
Cochez « Envoyer les avis aux copropriétaires » pour adresser les avis individuels dès la création, par email ou par courrier à préparer selon le canal de chacun. Cliquez ensuite sur « Créer l'appel ».
Points d'attention
- Chaque ligne doit utiliser une grille de tantièmes renseignée ; sinon l'enregistrement est refusé.
- Une fois l'appel comptabilisé, seule la date limite de règlement reste modifiable. Une autre erreur se corrige par une correction motivée, conservée avec le lien vers l'appel annulé.
- Si la date limite de paiement est déjà dépassée, l'avis n'est pas envoyé : utilisez alors la relance ou remettez les avis PDF.
- Quand un budget est voté sans appel provisionnel, la page propose « Générer l'échéancier » pour préparer les appels de l'exercice.